Thuyết trình - các bước thực hiện

1. Thuyết trình là gì?

Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hữu hiệu được đề cập đầu tiên trên giấy cói của Ai Cập cách đây khoảng 4500 năm. Đặc biệt, vào thế kỷ thứ 3 TCN, thuyết trình đã được Aristotle (384-322) mô tả chi tiết về cách nói và thuyết phục có hiệu quả trong quyển sách “Thuật hùng biện”. Từ đây, Aristotle cho rằng thuyết trình là một nghệ thuật. Theo ông, có 3 yếu tố mà nhà thuyết trình có thể sử dụng: ethos (sự chuẩn xác), pathos (truyền cảm, có sức lay động) và logos (hợp lý). Theo dòng phát triển kinh tế văn hóa xã hội, những nhận định của Aristotle vẫn trường tồn với thời gian.

2. Các bước chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả

Có câu nói rằng không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Do đó, việc chuẩn bị chu đáo, tỉ mỉ bài thuyết trình là yếu tố hàng đầu giúp học sinh thuyết trình tự tin, độc lập. 

2.1. Chọn chủ đề

Việc chọn chủ đề có ảnh hưởng nhiều nhất đến sự thành công của bài thuyết trình. Không nên đề cập quá nhiều vấn đề trong trong một bài thuyết trình, đây là một sai lầm thường gặp của người nói. Chúng ta nên tập trung đi sâu vào vấn đề trọng yếu. Có nhiều yếu tố chi phối trong việc lựa chọn chủ đề thuyết trình.

2.2. Xác định mục đích

Thuyết trình mà không xác định mục đích giống như con người đang đi không định hướng, không biết mình đang ở đâu, đi đâu và bao giờ đi đến đích. Mục đích bài thuyết trình sẽ nhắc nhở người nói không đi chệch hay đi quá xa chủ đề. Mục đích sẽ chi phối việc xây dựng nội dung bài thuyết trình, cách thức truyền tải vấn đề. Thông thường có 2 loại mục đích thuyết trình: thuyết trình đưa thông tin và thuyết trình để thuyết phục. 

Mục đích thuyết trình là đưa thông tin, đòi hỏi người nói có lối diễn đạt và trình bày một cách rõ ràng, chính xác. Cấu trúc bài thuyết trình phải logic, nhất quán. Vấn đề nêu ra kèm theo những lập luận, số liệu đáng tin cậy và có sức thuyết phục, đặc biệt phải khơi dậy được sự tò mò, tư duy sáng tạo của người nghe.

Mục đích thuyết trình là thuyết phục, đòi hỏi chúng ta cần có nhiều thông tin, số liệu tin cậy và khả năng nói, lập luận logic.

2.3. Thu thập thông tin

Kết quả bài thuyết trình phụ thuộc khá nhiều vào công việc tìm kiếm và sắp xếp thông tin. Nguồn thông tin chính là phần “da thịt” làm cho bộ khung cấu trúc thuyết trình trở nên đầy đặn và hoàn thiện. Trong thời đại khoa học công nghệ như hiện nay, việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Thư viện là nơi chúng ta nghĩ đầu tiên khi thu thập dữ liệu. Các nguồn sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, băng video,… ở các lĩnh vực rất phong phú, đa dạng, đặc biệt có tính khoa học cao. Chúng ta không chỉ dựa vào tài liệu cũ, nên tận dụng các nguồn thông tin luôn được cập nhật từ mạng thông tin khổng lồ như Internet để bài thuyết trình có được thông tin mới. Một vài điều lưu ý trong việc thu thập thông tin:

- Bắt đầu tìm kiếm tài liệu thuyết trình bằng cách chọn và xem một quyển sách điển hình có liên quan đến chủ đề bài thuyết trình và tra phần phụ lục tham khảo tài liệu. Nếu chủ đề thuyết trình thuộc về một lĩnh vực nào đó mà có tạp chí chuyên ngành thì chúng ta rà soát lại các bài đã đăng trong từng tháng.

- Khi thu thập thông tin chúng ta nên đánh giá tính chính xác, tin cậy về nguồn mà mình dự định sử dụng, chẳng hạn như các tài liệu từ mạng Internet rất nhiều nhưng khó để kiểm định tính khoa học, độ tin cậy. Vì thế, khi sử dụng hết sức cân nhắc.

- Thông tin thu được nên lưu trữ trên máy vi tính hoặc viết ra giấy để đảm bảo chúng ta sẽ không quên địa chỉ hay tên tài liệu,… bởi lẽ một mẩu bút chì hơn một trí nhớ tốt.

- Trong quá trình thu thập, chúng ta nên sắp xếp mức độ cần thiết, quan trọng của từng tài liệu với chủ đề thuyết trình một cách hệ thống. Thậm chí, chúng ta nên ghi nhớ những nội dung chính, quan trọng trong từng tài liệu mà nó có thể phục vụ cho các ý trong bộ khung bài thuyết trình đã phác thảo. Điều đó giúp chúng ta không làm tài liệu trở nên lộn xộn và bớt thời gian sắp xếp. 

2.4. Luyện tập

Theo tiến sỹ Robinson trong cuốn “The Mind in the Marking” thì: “Nỗi sợ hãi bắt nguồn từ sự thiếu hiểu biết và sự không chắc chắn”. Nói khác đi, sự sợ hãi là kết quả của sự thiếu tự tin. Ngay cả những nhà diễn thuyết xuất sắc trong ngày đầu khởi nghiệp cũng rất sợ hãi, căng thẳng như Mark Twain chia sẻ: Lần đầu đứng thuyết trình, ông cảm thấy có đầy bông trong miệng, còn tim thì đập như đang chạy trong cuộc đua giành ngôi quán quân vậy. Sự tập luyện sẽ giúp chúng ta xóa đi sự lo lắng, tăng thêm niềm tin và lòng dũng cảm. Nhưng luyện tập thế nào để mang lại hiệu quả?

- Chúng ta nên bắt đầu bằng cách đọc lại toàn bộ bài thuyết trình cho đến khi thấy hài lòng về nó. Sau đó, chúng ta chuyển sang luyện tập trước gương hoặc thu hình lại bài thuyết trình của mình rồi tự đúc rút kinh nghiệm. Ngoài ra, chúng ta có thể thuyết trình trước bạn cùng nhóm. Đây là cơ hội củng cố sự tự tin của người nói, đồng thời đón nhận sự khích lệ cũng như các ý kiến đóng góp về cấu trúc bài, giọng nói, ánh mắt, tư thế,… khi thuyết trình.

- Không nên luyện tập quá nhiều vì sẽ giảm cảm hứng, sáng tạo với bài thuyết trình.

- Luyện tập không đơn thuần nhằm giảm sự lệ thuộc vào tài liệu, phù hợp với thời lượng mà sự luyện tập có ý thức, có mục đích sẽ giúp chúng ta có thể thuyết trình tự nhiên nhất, có thể phán đoán các câu hỏi mà người nghe đặt ra, phát hiện ưu điểm để phát huy và hạn chế bớt nhược điểm.